Halifax, Nouvelle-Écosse, le 10 juin 2003

 

1. Mot d’ouverture et bienvenue

 

Rick Gallagher souhaite la bienvenue à tous les participants à l’AGA 2003. Rick remercie Ron Dewar pour tous ses efforts dans la planification d’une rencontre très réussie.

 

2. Rapport financier

 

Rick Gallagher présente le rapport financier au nom de Joan Lindsay. Ce rapport couvre la
période comprise entre mai 2002 et le 1^er mai 2003.

 

Solde d’ouverture                                52 456,54 $

Dépenses                                            48 062,42 $

Recettes                                              29 272,11 $

 

Solde de clôture au 1^er mai 2003        33 645,98 $

 

Des préoccupations sont soulevées concernant les fonds disponibles et les discussions tournent autour des dépenses.

Les principales dépenses touchent le poste de secrétaire, le bulletin d’information et les réunions du conseil.

Rick Gallagher a obtenu une soumission de Venue West qu’il a remise à Loraine Marrett, la vice-présidente entrante. Loraine Marrett communiquera avec Yang Mao (le président entrant), ainsi qu’avec les membres du conseil 2003-2004, dans le but de discuter de certaines mesures qui permettraient de réduire les dépenses, ainsi que pour étudier la possibilité de retenir les services de Venue West afin d’assumer la responsabilité des diverses fonctions décrites dans la proposition.

Une suggestion pour réduire les coûts vise la préparation du bulletin en vue de le distribuer sous forme de fichier PDF.

Une autre suggestion, en provenance du nouveau conseil, consisterait à augmenter de nouveau les droits d’adhésion.

On observe qu’environ 45 % des membres ont renouvelé leur adhésion et qu’un avis devra être préparé et envoyé à titre de rappel aux personnes n’ayant pas encore acquitté leurs droits.

On remercie Santé Canada pour l’ensemble de son soutien à l’égard des différentes fonctions de la SCEB.

3. Communications

 

Shirley Hutchcroft n’était pas présente lorsque ce point a été mis de l’avant.

 

4. Changements aux règlements

 

Les règlements suivants seront modifiés pour refléter la séparation des rôles de secrétaire et de trésorier.

 

Page 4 – 7.1

Page 5 – 9.1 devrait se lire « président, vice-président, secrétaire, trésorier ».

Page 6 – 10.3 devrait se livre « secrétaire, trésorier ».

Page 6 – 10.4 devrait se lire « trésorier ».

Nazeem Muhajarine présente la motion suivante : « L’exécutif devrait compter au moins quatre membres. »

La motion est appuyée par Donna Turner.

La motion est adoptée.

 

5. Campagne d’adhésion

 

Nazeem Muhajarine fait état des procédures ayant été suivies dans le cadre de la campagne d’adhésion.

Un comité de membres a été formé à l’occasion de la réunion du conseil d’administration en janvier :

• Le comité a tenu deux téléconférences.
• La brochure a été mise à jour et expédiée avec une lettre d’accompagnement.
• Les membres actuels ont été encouragés à inciter leurs amis et collègues à se joindre à la SCEB.
• La lettre et la brochure ont été envoyées à environ 400 anciens membres.

Nazeem Muhajarine remercie les membres du comité de tous leurs efforts.

 

6. Allocations aux étudiants

 

Vicki (au nom de Jennifer) mentionne qu’un soutien financier a été accordé à 30 étudiants qui en avait fait la demande. Des allocations allant de 300 $ à 700 $ leur ont donc été remises, selon leur emplacement.

 

7. Conférence conjointe SER–SCEB 2005

 

Rick et Jack assureront la co-présidence au nom de la Société.

 

8. Résultats des élections

 

Jack annonce les résultats de l’élection des membres du conseil d’administration 2003-2004 de la SCEB.

 

Président :                                          Yang Mao (par acclamation)

Vice-présidente :                                 Loraine Marrett (par acclamation)

Secrétaire :                                         Ken Johnston (par acclamation)

Trésorière :                                         Barbara Roston (par acclamation)

 

Représentant étudiant :                      Jason Pole (Élu)

 

Conseillers (tous par acclamation) :    Ron Dewar

                                                            Nazeem Muhajarine

                                                            Linda Dodds

                                                            Lise Gauvin

 

Jack mentionne que, pour la première fois, les élections se sont tenues par courriel, et que tout s’est très bien déroulé. On comptait 75 votes reçus comparativement à 114 pour l’élection précédente.

Loraine Marrett conclut la réunion en demandant si quelqu’un souhaite soulever des préoccupations ou des questions. Elle mentionne qu’elle communiquera avec Yang Mao au cours des deux prochaines semaines et que les deux s’attelleront à régler certaines préoccupations ayant été soulevées.

Une motion de levée de la séance est présentée par Rick Gallagher et appuyée par Donna Turner.